4 pasos para delegar tareas efectivamente
Delegar tareas implica hacer el mejor uso del tiempo.
Un buen líder debe tener claro que no puede encargarse de todas las actividades. Por eso es importante saber delegar tareas de manera efectiva. Hacerse cargo de una Empresa o de un departamento en específico es una gran responsabilidad.
Diariamente, surgirán diversas actividades que deberán realizarse para contribuir al desarrollo de su negocio. No obstante, aunque a usted le lleguen las solicitudes correspondientes, deberá decidir a quién asignarle cada una. Si bien su nivel de experiencia y conocimientos le han llevado a su puesto actual, usted no puede hacerse cargo de todo.
Delegar tareas implica hacer el mejor uso del tiempo y las habilidades de un equipo para concretar los objetivos de la Compañía. Además, permite a cada uno de sus empleados desarrollarse profesionalmente a través del enfrentamiento con nuevos retos que los estimulen a dar su máximo potencial. Ambos beneficios de la delegación entran en el espectro de acción que todo buen líder debe siempre contemplar como parte de su rutina administrativa.
Larry Bossidy y Ram Chanram, autores del libro Execution: The Discipline of Getting Things Done, identifican que la mayoría de los líderes cae en dos errores principales de dirección: controlan tanto la operación que sofocan a sus empleados o dan demasiada libertad a su equipo para realizar sus tareas. En ambos casos, aparte de promover la ineficiencia de procesos, limitan el desarrollo de las capacidades de la gente a su cargo porque no existe una delegación adecuada.
Para evitar que cualquiera de estos escenarios forme parte de su dinámica cotidiana en la Empresa, ponga en práctica los siguientes 4 pasos para delegar tareas efectivamente:
1. Identifique la actividad a realizar y elija al empleado que se hará cargo:
Tan pronto tenga claras las especificaciones de la tarea en cuestión, piense en los integrantes de su equipo que podrían encargarse de ésta. Dependiendo de la importancia y dificultad de la actividad, identifique los aspectos esenciales que debe tener el asignado respecto a su nivel de experiencia, conocimientos y habilidades. También tome en cuenta la carga de trabajo vigente de sus candidatos y si éstos tienen los recursos necesarios para realizar su trabajo de manera óptima.
2. Explique brevemente al asignado los objetivos de la tarea:
Una vez que ha seleccionado a quien ejecutará la actividad de principio a fin, tómese el tiempo para explicarle a detalle en qué consiste ésta, cuáles son los objetivos mínimos que deben cumplirse y cuándo debe realizarse la entrega del producto final. No importa cuántos años lleve trabajando con su empleado, siempre hágale saber que puede acercarse a usted si ocurre algún problema, surgen preguntas o, simplemente, requiere su guía durante el proceso.
3. Encuentre el justo balance entre seguimiento y libertad de acción:
Tanto de su empleado como de usted depende que la tarea concluya exitosamente, pero esto no quiere decir que tenga que supervisarlo en todo momento. Usted tiene muchas otras tareas que atender aparte de ésta, por eso la ha delegado; sin embargo, también debe contemplar periodos de revisión y asesoría. Bríndele suficiente espacio al asignado para que utilice sus habilidades al máximo, sin dejar de apoyarlo durante la ejecución del trabajo.
4. Revise minuciosamente el producto final recibido:
Solicite a su subordinado que el producto final de la asignación esté completo y cuente con los estándares mínimos de calidad. De no ser así, el proceso se retrasará o, incluso, usted tendrá que terminarlo. Cuando reciba el resultado del trabajo de su empleado, destine el tiempo suficiente para revisarlo y, si es necesario, enviarlo a corrección antes de hacer la entrega oficial. No olvide reconocer el trabajo de excelencia para promover la autoconfianza y eficiencia de su gente.
Acerca del autor: Che Ramphis
